Préambule

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet est soucieuse de la protection des données à caractère personnel et met en œuvre une politique visant à les protéger. Cette politique vise notamment à vous informer sur nos pratiques concernant la collecte, le traitement et le partage des données que vous êtes amenés à nous fournir par le biais des documents papiers ou numériques.

Le règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

En son article 12, il impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place des différents traitements des données à caractère personnel des parents et élèves de École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet.

La présente politique ne vise pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet lui-même (traitements dit « sauvages »).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ou par le biais d’un sous-traitant désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet, notamment des chartes des systèmes d’information, charte des élèves par exemple.

Informations Générales

Responsable des traitements :

  • École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet               
  • 51, rue Barricouteau
  • 81300 Graulhet               

Opposabilité

Le présent document est opposable :

  • A l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet en sa qualité de « responsable du traitement » au sens du RGPD ;
  • Aux parents et élèves de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Aux personnes à qui l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet communique ces données (ci-après « destinataires des données ») ;
  • Aux prestataires de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet qui traitent des données pour son compte (ci-après les « sous-traitants »).

Principes Généraux

Aucun traitement n’est mis en œuvre par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet concernant les données personnelles s’il ne répond pas aux principes généraux de RGPD.

Données collectées

En utilisant les services de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet, les parents transmettent des informations, dont certaines sont de nature à les identifier (« données personnelles »). C’est notamment le cas lorsqu’ils remplissent des formulaires (comme par exemple le formulaire d’inscription) ou contactent l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet (téléphone, email ou tout autre moyen de communication).

Ces informations contiennent notamment les données suivantes :

  • les nom et prénom, adresse postale, adresse e-mail, date de naissance, sexe, numéro de téléphone ;
  • une photographie ;
  • des informations financières et administratives (revenus, bourses, attestations…) ;
  • des informations relatives à la composition de la famille ;
  • le détail des opérations financières ou comptables relatives à l’inscription ;
  • les devoirs, copies d’examens, réponses à des sondages et questionnaires, avis laissés pour évaluer les enseignements,
  • les données relatives au signalement d’un problème ou demande d’assistance ;
  • une copie d’une pièce d’identité passeport ou tout autre document similaire fourni par les parents.

Finalité et base légale

Selon les cas, l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet traite notamment les données des parents et élèves pour les finalités suivantes :

  • Etablir des documents officiels relatifs au parcours de l’élève (rendez-vous officiels obligatoires ou tout autre document officiel) ;
  • Organiser le programme éducatif annuel ;
  • Garantir l’identification certaine de l’élève dans la gestion de son dossier et permettre l’établissement de documents officiels le concernant (certificats, attestations …)
  • Assurer l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet de pouvoir contacter les parents dans le cadre de ses relations avec l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Mettre à disposition des parents des contenus éducatifs et pédagogiques, des informations administratives relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l’établissement ainsi que la documentation en ligne ou autre moyen de communication.
  • Permettre la sauvegarde de documents et travaux scolaires via l’intranet ;
  • Permettre la consultation du dossier pédagogique de l’élève (agenda, notes, résultats évaluations, contacts professeurs) ;
  • Mettre en œuvre les moyens adaptés aux élèves en situation de handicap ;
  • Administrer et animer un réseau des anciens élèves (communication d’informations diverses) ;
  • Réalisations d’états statistiques.

Les parents sont informés que la collecte de ses données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’une mission d’enseignement ou d’une obligation légale de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet.

Destinataires des données – Habilitation & Traçabilité

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes connus. C’est l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet qui décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée.

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Pourront notamment être destinataires de ces données à caractère personnel :

  • Les associations internes à l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Les autorités de tutelles ;
  • Les partenaires de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet fournissant des services à destination des élèves ou contribuant à leur gestion (restauration collective, vie culturelle, voyages pédagogiques, santé, paiement, inscription à un événement organisé par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet, prestations d’assurance, données comptables…).

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent ces données.

Durée de conservation

Traitement concerné Durée de conservation des données collectées
Candidature et recrutement Destruction en fin d’année scolaire si le candidat n’est pas retenu
Gestion du dossier scolaire de l’élève Durée de l’inscription dans l’établissement augmentée d’une période de 2 ans. Droits d’inscription : 10 ans. Données relatives aux évaluation (relevés de tests, appréciations,…) sont conservés jusqu’à 50 ans. Données financières sont conservées pour la durée requise par les lois applicables en matière fiscale et comptable

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des usages statistiques.

Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles.

Droit de confirmation et droit d’accès

L’élève ou le parent dispose d’un droit de demander à l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet la confirmation que les données le concernant sont ou non traitées.

L’élève ou le parent dispose également d’un droit d’accès sous condition de respecter les règles suivantes :

  • La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité
  • Etre formulée par écrit à l’adresse suivante :
    • École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet
    • 51, rue Barricouteau
    • 81300 Graulhet

Email : dpo@ecolejagraulhet.com

L’élève ou le parent a le droit de demander une copie de ses données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable.

Mise à jour – Actualisation et rectification

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet, celui-ci pourra solliciter l’apprenant qui aura pour obligation de satisfaire aux demandes de l’école.

L’élève ou le parent dispose également d’un droit à la rectification de ses données. Pour ce faire l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet :

  • Met à disposition des élèves et parents tous les moyens nécessaires en ligne ou hors ligne pour que ces derniers leur fassent part de toute modification sur les données à caractère personnel détenues par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Met à jour ses bases de données en début de chaque année scolaire.

Dans la mesure du possible, l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet répercute ces rectifications auprès des personnes auxquelles il a transmis les données des apprenants. Cette obligation ne saurait toutefois s’imposer lorsqu’une telle démarche s’avère impossible ou exige des efforts disproportionnés.

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement de l’élève ou du parent ne sera pas applicable dans le cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

L’élève ou le parent pourra demander l’effacement de ses données dans les cas suivants ;

  • Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • Lorsque l’élève ou le parent retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • L’élève ou le parent s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet.et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • L’élève ou le parent s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, l’élève ou le parent est informé qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier son identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles à une autre personne.

Droit à la limitation

Le parent est informé qu’il ne dispose pas du droit à la limitation du traitement de ses données à caractère personnel dans la mesure où les traitements opérés par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet sont licites et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de la relation entre l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet et les parents.

Droit à la portabilité

Avant son départ de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet, l’élève ou le parent pourra sur demande, exercer son droit à la portabilité sur les seules données qu’il a lui-même communiqué à l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet. Il les recevra dans un format structuré et pourra les transmettre à un autre responsable de traitement.

Droit post mortem

Les élèves et parents sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post mortem.

Données issues des réseaux sociaux

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet s’interdit d’exploiter, sans l’accord préalable de l’élève ou du parent, les données et les informations d’ordre privé, même si elles sont rendues publiques et diffusées par ce dernier sur les réseaux sociaux.

Sous-traitance

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet informe l’élève et le parent qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de ses données à caractère personnel.

Dans ce cas, l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit par lequel il impose les mêmes obligations en matière de protections des données qu’à lui-même. De plus l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Flux transfrontaliers

En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers à l’Union Européenne ou vers une organisation internationale, l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet en informera l’élève ou le parent et s’assurera du bon respect du droit de ces personnes.

Origine des données collectées

Les données collectées par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet sont soit collectées directement par lui, soit collectées de manière indirecte.

1.      Données collectées directement auprès de l’apprenant

                La collecte directe des données prend plusieurs formes :

  • Données collectées lors de salons, forums, journées d’information, journées portes ouvertes de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Données collectées lors de l’inscription ou la réinscription administrative de l’élève à l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Données collectées dans la préinscription ou l’inscription d’un parent auprès de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet ;
  • Données collectées par envoi ou remise d’une donnée personnelle par l’élève ou le parent (courriel, lettre, carte de visite, …) ;
  • Données techniques (données de connexion ou de trafic) liées à l’usage des services informatique ou numérique de l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet.

            2- Données collectées de manière indirecte

                La collecte indirecte des données prend différentes formes :

  • Données collectées par les administrations et rectorat d’académie ;
  • Données collectées via d’autres écoles tierces à l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet.

Sécurité

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet prend toutes les précautions utiles afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données et empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet s’engage à notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Registre de traitements

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectués.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet en tant que responsable du traitement.

L’École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, les renseignements permettant de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

Politique des cookies, tags et traceurs

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Contact

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes !

  • Adresse mail : dpo@ecolejagraulhet.com
  • Ou par courrier à l’adresse : École Privée Jeanne d’Arc de Graulhet / A l’attention de M. LEFAIT Sébastien, Délégué à la Protection des Données / 51 rue Barricouteau / 81300 Graulhet.

Il a pour mission de contrôler le respect du règlement en matière de protections des données et veiller à leurs mises à jour ainsi qu’un rôle de renseignement sur le traitement de vos données.

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